La crisis del coronavirus, Covid-19, está en una fase crítica y las empresas han de tomar decisiones sobre la marcha con las noticias que surgen diariamente. Las grandes lecciones y conclusiones las sacaremos probablemente al final de la crisis en retrospectiva.

Lo que se está evidenciando es que hay empresas mejor preparadas para esta crisis que otras, que tienen, por ejemplo, métodos de trabajo como el teletrabajo mejor incorporados. Para otras empresas se presenta ahora una situación de posible disrupción, que puede suponer una oportunidad de mejora y optimización de su modelo de negocio y sus procesos, así como de fortalecerse para posibles situaciones de crisis futuras.

Los últimos días han dado mucho para pensar, leer e informarse sobre esta nueva realidad. A continuación, encontrarás 12 consideraciones. Algunas de estas consideraciones podrían denominarse buenas prácticas y están pensadas para una aplicación a corto plazo y otras a medio o largo plazo. Dependerá del momento en que leas este artículo, la fase de la crisis será una u otra. No obstante, la intención es que estas consideraciones te sean, en gran medida, de utilidad en cualquier momento de la crisis o en futuras crisis.

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1. Actualiza tu información diariamente y utiliza fuentes oficiales y fidedignas y no te dejes llevar por rumores

Los acontecimientos se desarrollan con una velocidad vertiginosa y la información cambia diariamente.

Hace pocos días parecía que el brote del Covid-19 se limitaba solo a China y estaba siendo controlado. En cuestión de pocos días han surgido varios epicentros de infección por todo el mundo, de momento, especialmente en Europa.

Es esencial, por ello, consultar la opinión de los expertos; expertos en epidemiología, virología, salud pública, logística y otras disciplinas, ya que son indispensables para interpretar información compleja y cambiante. Cuidado con los rumores y las fake news, y mantente informado al día para replantearte continuadamente la visión global de la situación.

 

2. Revisa tu conocimiento de la situación y mantente flexible ante las nuevas circunstancias

Muchas veces un plan, una vez plasmado en papel, puede convertirse en una fuente de inercia y rigidez. Un proverbio chino nos recuerda que los grandes generales deben dar órdenes por la mañana y cambiarlas por la tarde. Creo que en esta ocasión es muy aplicable.

Las organizaciones grandes rara vez son suficientemente flexibles. Muchos directivos a menudo se resisten a difundir los planes hasta que están completamente seguros, y una vez compartidos son reacios a cambiarlos por temor a parecer indecisos o mal informados, o a crear confusión en la organización. En esta crisis, es esencial ver los planes como documentos vivos, para aprender y adaptarse en una situación que cambia rápidamente.

 

3. Configura un pequeño comité de crisis

Es fundamental no abordar una crisis de tal envergadura de manera individual. Crea un pequeño equipo de confianza y proporciónales suficiente margen para tomar decisiones tácticas de manera rápida. Habla con ellos diariamente.

Por ejemplo, un documento digital vivo puede aumentar la agilidad evitando el rigor de emitir y aprobar múltiples documentos, y también reduce el riesgo, ya que puede actualizarse o retirarse fácilmente según sea necesario. Además, distinguir claramente entre hechos, hipótesis y especulaciones puede ayudar a comunicar una visión más completa y matizada.

 

4. Comunica a todos los empleados las medidas que se toman respecto a: viajes, teletrabajo y necesidades específicas de algunas personas

No asumas que las personas están informadas por tener acceso a mucha información. Es probable que los empleados estén expuestos a información contradictoria y que sientan ansiedad o estén confundidos sobre el mejor procedimiento a seguir. Asegúrate de comunicar las políticas de forma rápida, clara, transparente y equilibrada. Además, no olvides incluir en tu comunicación información sobre el contexto y el razonamiento que subyace en las medidas que se toman, para que los empleados puedan profundizar en su propia comprensión y también tomar la iniciativa en situaciones imprevistas. Aspectos importantes que comunicar son:

  • Restricciones, políticas y autorizaciones respecto a los viajes
  • Gestión de clientes y proveedores
  • Teletrabajo y sus implicaciones. En muchas empresas el teletrabajo es poco frecuente y se debe anticipar la necesidad de una explicación adicional.

 

 5. Ejerce tu liderazgo de manera eficaz, también en remoto

El liderazgo de los equipos en momentos normales no es fácil, pero cuando hay miedos e incertidumbre y el equipo está distribuido es más difícil e importante todavía.

Justamente en estos momentos los líderes tienen que estar a la altura de las circunstancias y transmitir sosiego a sus equipos. Liderar a distancia implica lidiar con desafíos en diferentes ámbitos:

  • Comunicación

Comunicar de forma efectiva y frecuente a pesar de la distancia con medios telemáticos

  • Confianza

Transmitir confianza y tranquilidad en esta situación de gran incertidumbre

  •  Productividad

Asegurar la productividad adecuada es todo un reto. Muchas personas puede que tengan dificultades para gestionar bien su tiempo. Unos no sabrán aprovecharlo bien y otros no encontrarán límites y trabajarán demasiado, provocando agotamiento (burn-out).

  •  Tecnología

La tecnología es lo que hace posible trabajar remotamente. Utiliza herramientas y software que hagan el trabajo más fácil. Herramientas para: chatear (Whatsapp, Hangouts, Slack), gestión de proyectos (Trello, Microsoft Teams), vídeo-conferencias (Skype, Webex, Zoom), planificación de agendas (Doodle) y otras aplicaciones. Elige la herramienta que mejor se ajuste a tu equipo.

 

6. Estabiliza la cadena de suministro de tu empresa

Revisa tu plan de contingencia y analiza con tu equipo su viabilidad antes de ponerlo en marcha. Trata de estabilizar la cadena de suministro utilizando stocks de seguridad, fuentes alternativas y trabajando con los proveedores para resolver cuellos de botella. Cuando no sea posible intenta resolverlo rápidamente, elabora planes junto con tus proveedores, pon en marcha soluciones provisionales y comunícalo a todos los stakeholders correspondientes.

 

7. Mantén comunicación regular con tus clientes

Los clientes requieren una política de comunicación con un enfoque diferente al de los empleados, ya que no tienen el mismo acceso a la información de tu empresa ni se comunican con la misma frecuencia.

Esta comunicación debería:

  • Centrarse en lo que es importante para el cliente
  • Proporcionar ayuda y tranquilizarles cuando sea posible
  • Transmitir los valores corporativos de tu empresa
  • Mostrar empatía en lugar de tratar de crear oportunidades de venta. Las empresas deberían repensar las estrategias de marketing y promoción para estar más en línea con el espíritu del momento.

 

8. Establece rápidamente mecanismos de seguimiento y previsión de resultados

Es muy probable que la crisis cree fluctuaciones impredecibles. Pon en marcha un sistema de reporting rápido para que puedas determinar cómo se ve afectada tu empresa, dónde se requiere alguna medida de contención y con qué rapidez se recupera la actividad. Una crisis no implica inmunidad a la gestión del desempeño y supervisión de los resultados.

 

9. Piensa en maneras de actuar de forma innovadora y colaborativa

Estamos ante una crisis global que nos afecta a todos, pero ante cualquier crisis se generan oportunidades. Y este momento te puede ayudar para reflexionar y cuestionar ciertos hábitos y creencias y para compartir tus preocupaciones con otros. Sé realista, no un héroe.

Es la oportunidad de:

  • Probar la viabilidad real del teletrabajo
  • Fortalecer valores en la cultura de la empresa como la colaboración, la cooperación y el trabajo en equipo
  • Fomentar la creatividad y la innovación
  • Pensar en colaboraciones win-win (ganar-ganar) con tus clientes y proveedores
  • Descubrir nuevos talentos y líderes durante la gestión de la crisis
  • Asignar nuevas tareas a empleados que no pueden realizar su trabajo remotamente (por ejemplo, comerciales que ayuden al departamento de marketing digital a generar contenido)
  • Dedicar tiempo a tu propia formación y a la de tu equipo
  • Actualizarse con temas pendientes para los que nunca encuentras tiempo (emails, lecturas, organización personal, etc.)

Aprovecha la oportunidad para prepararte para un mundo cambiante.

 

10. Piensa en el rol social de tu empresa en estos momentos

Toda empresa tiene dos dimensiones. Una dimensión social interna, que afecta a sus trabajadores y una dimensión social externa frente a la sociedad en su conjunto, proveedores, consumidores, clientes, contratistas… Ahora es un buen momento para recordar este, a veces, olvidado rol social de las empresas.

Los últimos días algunas empresas ya han expresado algunas medidas de responsabilidad social en esta crisis del coronavirus. Endesa no cortará la luz por impagos. Iberdrola flexibiliza sus pagos. Naturgy aplaza las facturas a pymes y autónomos. Telefónica incrementa GB gratuitos. Room Mate Group ofrece dos de sus hoteles en Madrid para ser medicalizados.

Independientemente del sector al que pertenezca tu empresa, siempre podrá contribuir de la siguiente manera:

  • Asegurando el bienestar y la salud de sus empleados, así como de otras personas con las que interactúan: clientes, colaboradores, proveedores, etc.
  • Apoyando labores del Estado y de sus políticas públicas
  • Contribuyendo a la creación de confianza de la gente y valores, especialmente la solidaridad

Cumplir el rol social sin descuidar la función económica es posible.

 

11. Planifica diferentes escenarios futuros para adaptar tu estrategia

Es muy probable que la crisis del coronavirus cambie nuestras empresas y la sociedad de manera importante. Probablemente se impulsen áreas como las compras on-line, la educación on-line y las inversiones en salud pública, por ejemplo. También es probable que cambie la forma en que las empresas configuran sus cadenas de suministro y refuerce la tendencia a dejar de depender de unos pocos centros de producción.

Piensa en futuros escenarios más allá de esta crisis y pregúntate cuestiones que harán que estés más preparado para el futuro. Haz uso del Scenario Planning: una herramienta para tratar de visualizar los futuros parámetros clave del entorno empresarial que te rodea.

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Intenta responder a preguntas tales como:

  • ¿Cómo crees que será la digitalización en el futuro?
  • ¿Qué factores afectarán a las relaciones entre los empleados y las empresas en 10 o 20 años?
  • ¿Cómo podría afectar el cambio de las expectativas de los empleados sobre el trabajo a largo plazo, a la forma en que se estructuran las organizaciones?
  • ¿Qué condiciones determinarán el futuro de los mercados emergentes?
  • ¿En qué medida los factores políticos y factores como los controles de la inmigración debilitarían la tendencia a la globalización?
  • ¿Cómo intuyes que se desarrollará la tecnología y cómo afectará a tu negocio?

 

12.  Mantén la calma, toma perspectiva y no entres en pánico

Por último, algunas recomendaciones para superar esta situación, desarrollar tu resiliencia y mantener la salud mental.

  • Recuerda que no estás solo.
  • Gestiona con racionalidad tu dosis de información. Encuentra un equilibrio entre estar informado y sentirse abrumado.
  • Mantén una rutina diaria saludable. Haz ejercicio, retoma un hobby, haz meditación…
  • Cuídate y toma las medidas de salud, higiene y seguridad.
  • Encuentra otros temas de qué hablar. Que el coronavirus no sea el único tema de conversación.
  • Enfócate en las cosas que puedes controlar.
  • Mantén la calma, esta situación de crisis pasará (como todas las crisis).

 

Bibliografía:

–    “Creating More Resilient Supply Chains”, María Jesús Sáenz y Elena Revilla (MIT Sloan Management Review), 17 de junio, 2014

–    “Using Scenario Planning to Reshape Strategy”, Rafael Ramírez, Steve Churchhouse, Alejandra Palermo y Jonas Hoffmann (MIT Sloan Management Review) – 13 de junio, 2017

–    “Challenges to Managing Virtual Teams and How to Overcome Them”, Harvard Division of Continuing Education, 2020

–    “Lead Your Business Through the Coronavirus Crisis”, Martin Reeves, Nikolaus Lang y Philipp Carlsson-Szlezak (Harvard Business Review) – 27 de febrero, 2020

–    “Coronavirus: Why You Must Act Now”, Thomas Pueyo – 10 de marzo, 2020

–    “Communicating Through the Coronavirus Crisis”, Paul A. Argenti (Harvard Business Review) – 13 de marzo, 2020

–    “Eléctricas y ‘telecos’ toman medidas para paliar los efectos del coronavirus en sus clientes”, Expansión – 13 de marzo, 2020

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